CUMULATIVE RECORDS (संचित अभिलेख)

• Introduction:-

संचित अभिलेख (Cumulative records)  निर्देशन प्रक्रिया में व्यक्ति या विद्यार्थी के अध्ययन के लिए अनिवार्य है। इस अभिलेख (Record) के अभाव में कोई भी अध्यापक या निर्देशन प्रदान करने वाला व्यक्ति किसी भी विद्यार्थी के व्यक्तित्व, उसके व्यवहारों तथा उसकी योग्यताओं से परिचित नहीं हो पाएगा। अतः संचित अभिलेख के बिना निर्देशन कार्यक्रम दिशा विहीन हो कर रह जाएगा। 

• MEANING OF CUMULATIVE RECORD CARD:- 

'संचित अभिलेख' शब्द उन सभी प्रकार के अभिलेखों के लिए प्रयोग किया जाता है जिसमें किसी विद्यार्थी के बारे में कई वर्षों तक लाभदायक और विश्वसनीय सूचना एकत्रित करने की व्यवस्था होती है ताकि स्कूल छोड़ते हुए उसकी शैक्षिक, व्यावसायिक और व्यक्तिक-सामाजिक प्रकृति की समस्याओं के समाधान में सहायता की जा सके।

According to Allen:-

“The humility record is a record of information concerned with appraisal (मूल्यांकन) of the individual pupil, usually, kept on a card and in one place."

(“संचित अभिलेख सूचनाओं का वह अभिलेख है जिनका संबंध विद्यार्थी के मूल्यांकन से होता है और यह एक कार्ड पर लिखकर एक ही स्थान पर रखा जाता है।")

According to Bonny & Hame men:-

“Cumulative records, consists of all the data about an individual Pupil which school considers important enough to collect and records usually in some organised way, for sake Keeping from year to year."

(“संचित अभिलेख, एक विद्यार्थी के बारे में सभी प्रकार के आंकड़ों का बना होता है जिसे एकत्रित करना और लिखना स्कूल पर्याप्त महत्व का समझता है और जिसे प्रतिवर्ष सुरक्षित तथा संगठित धर्म से रखा जाता है।")

• संचित अभिलेख की उपरोक्त परिभाषा ओं के अध्ययन और विश्लेषण के पश्चात हम इस निष्कर्ष पर पहुंचते हैं कि:-

1. संचित अभिलेख में विद्यार्थी के जीवन से जुड़ी हुई सभी प्रकार की सूचनाएं शामिल होती है। जैसे- शारीरिक, मानसिक, सामाजिक, चारित्रिक और मनोवैज्ञानिक आदि। 
2.  संचित अभिलेख प्राथमिक स्कूल में प्रवेश प्राप्त करते ही बच्चे का संचित अभिलेख लिखना शुरू हो जाता है। 
3.  संचित अभिलेख में विद्यार्थी से संबंधित निश्चित जानकारी शामिल की जाती है।
4. संचित अभिलेख में बच्चों की विशेषताओं और उसके विकास का अभीलेख होता है। 
5. संचित अभिलेख में बच्चों के बारे में वस्तुनिष्ठ सूचनाएं प्रदान करते हैं।
6. अभिलेखों के द्वारा बच्चों की पूर्ण तस्वीर, उसकी योग्यताओं, कमियों तथा उपलब्धियों का वर्णन प्रस्तुत किया जाता है। 

• TYPES/FORMS OF CUMULATIVE RECORD CARDS (संचित अभिलेख पत्र के प्रकार/स्वरूप)

संचित अभिलेख कार्ड तैयार करने के लिए हम अपनी आवश्यकतानुसार निम्नलिखित तीन स्वरूपों (Forms) में से किसी एक का चयन कर सकते हैं:-

1. Single Card (एकल पत्र)
2. Packet or Folder Type Cards (पैकेट या परत कार्ड)
3. Cumulative Folder Type (संचित परत कार्ड)

1. Single Card :- इस प्रकार के पत्र में एक ही पत्र होता है। इस पत्र या कार्ड के दोनों और सूचनाएं लिखी जाती है। इस प्रकार के पत्र में अधिक सूचनाएं नहीं लिखी जा सकती। यदि अधिक सूचनाएं लिखनी है, तो हमें एक से अधिक पत्र की आवश्यकता पड़ती है।
2. Packet or Folder Type Cards :- पैकेट या परत कार्ड भी कई प्रकार के होते हैं। इसमें रंगीन पत्र भी प्रयुक्त किए जा सकते हैं। इससे पत्र जांचने में आसानी रहती है। इन परत कार्डो में अनेक पत्र पर विभिन्न सूचनाएं लेकर रखे जा सकते हैं। इन पत्रों को सूचनाएं लिखने के लिए कभी भी निकाला जा सकता है तथा इनका प्रयोग किया जा सकता है। 
3. Cumulative Folder Type :- यह संचित रिकॉर्ड फ़ोल्डर होता है। इसके दोनों और तथ्य विशेष तौर पर बने हुए खानों में लिखे जाते हैं। इनमें अतिरिक्त सूचनाएं लिखने का प्रबंध होता है। विशेष रूप से रिक्त स्थानों को बढ़त के दोनों और विद्यार्थियों से संबंधित तथ्यों से भरना होता है। इसमें बहुत से पृष्ठ होते हैं। इनमें सबसे अधिक जानकारी शामिल की जा सकती है। इस परत कार्ड का स्वरूप स्कूल के उद्देश्यों तथा आवश्यक जानकारी पर निर्भर करता है।

• Purposer Functions of Cumulative record cards

1. TO AVOID DUPLICATION OF EFFORTS (दोहरे प्रयासों को रोकना) - संचित अभिलेख कार्ड दोहरे प्रयासों को रोकता है। बच्चों के संपर्क में आने वाला अध्यापक बच्चों का रिकॉर्ड लिखने का प्रयत्न करता है। वह बच्चों के उपलब्धियां योग्यता और क्षमताओं के बारे में लिखने का प्रयास करता है। इस प्रकार इन सभी दोहरे प्रयासों को रोका जा सकता है। यदि यह सूचनाएं एक अस्थाई कार्ड पर लिख ले और यह कार्ड एक केंद्रीय स्थान पर रख दिया जाए।
2. TO PROVIDE USEFUL INFORMATIONS (लाभकारी सूचनाएं प्रदान करने के लिए) - संचित अभिलेख का एक अन्य उद्देश्य या कार्य यह भी है कि यह अभिलेख बच्चे के बारे में अध्यापक को लाभकारी सूचनाएं उपलब्ध कराता है। यह अध्यापक को अपनी प्रवृत्तियों को बच्चों की आवश्यकता के अनुसार समायोजित(Adjust) करने में सहायता देता है।
3. TO MARK OUT THE PROBLEM AREAS (समस्या क्षेत्रों को चिन्हित करने के लिए) - संचित अभिलेख अध्यापक और निर्देशन परामर्शदाता की सहायता समस्या क्षेत्रों को चिन्हित करके और उन समस्याओं के लिए आंकड़े प्रदान करता है।
4. TO EVALUATE OBJECTIVELY (वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन के लिए) - बच्चों के शिक्षा का सबसे महत्वपूर्ण पक्ष है - उनका मूल्यांकन।  संचित अभिलेख वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन के लिए आंकड़े प्रदान करता है।

• CUMULATIVE RECORDS FOR PUPILS (विद्यार्थी के लिए संचित अभिलेख) - संचित अभिलेख विद्यार्थियों के लिए होते हैं ना कि स्कूलों, अध्यापकों या नियुक्तिकर्ताओं के लिए। यह संचित अभिलेख बच्चों को समझाने और उनके विकास को तीव्र करने के लिए और अध्यापक के लिए सहायक है।
• CONTENTS OF CUMULATIVE RECORD (संचित अभिलेख पत्रों की विषय वस्तु)

संचित अभिलेखों की विषय वस्तु क्या हो इस बारे में संचित अभिलेख तैयार करने से पहले ही निर्धारण कर लेना आवश्यक होता है। विषय-वस्तु स्कूलों के उद्देश्यों, संचित-अभिलेख के उद्देश्य तथा निर्देशन कार्य की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। सामान्यता संचित अभिलेखों में जो जो सूचनाएं सम्मिलित की जाती है वह निम्नलिखित है।

1. IDENTIFICATION DATA (पहचान संबंधी सूचनाएं) - पहचान संबंधी सूचनाओं में विद्यार्थी का नाम, लिंग (Sex), पिता का नाम, दाखिला क्रमांक, जन्मतिथि, कक्षा, अनुभाग (Section) जैसे अन्य कई तथ्य सम्मिलित होते हैं।
2. ENVIRONMENTAL & BACKGROUND DATA (वातावरणीय तथा पृष्ठभूमि तथ्य) - इस प्रकार के पक्षियों में घर और पड़ोसी के प्रभाव, परिवारिक, सामाजिक, आर्थिक स्तर, घर का  सांस्कृतिक स्तर कोमा भाइयों और बहनों की संख्या तथा उनकी शैक्षिक पृष्ठभूमि, परिवार में व्यवसाय इत्यादि तथ्य सम्मिलित होते हैं।
3. PHYSICAL DATA (शारिरिक आंकड़े) - 
4. PSYCHOLOGICAL DATA (मनोवैज्ञानिक आंकड़े) - 
5. EDUCATIONAL DATA (शैक्षिक आंकड़े) - 
6. PREVIOUS SCHOOL RECORD

........To be continue